Para realizar la programación de una video conferencia se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Adecuación del espacio físico:
Se trata de la adecuación del espacio físico donde se va a programar y presentar la videoconferencia y además se debe considerar todos los equipos, cableado, servicios de comunicación adecuados para la transferencia de datos, entre los cuales podemos citar:
ELEMENTOS PARA LA VIDEOCONFERENCIA
Monitores, cámaras, micrófonos, altavoces y el compresor Códec, componen los sistemas de videoconferencia, elementos que suelen estar integrados en las terminales de videoconferencia más comunes para el desarrollo de las comunicaciones usando medios tele conmutados para la difusión a través del uso telefónico..
Otros sistemas tienen como plataforma un computador (PC o MAC), al cual se le instala un Kit que consta de: cámara, micrófono, altavoz, tarjetas codificadora de vídeo y audio, terminal de comunicación y software de funcionamiento.
Cámaras:
Por lo menos 2, una para el grupo, otra que enfoque al conferencista, 3 micrófonos para los conferencistas, para asistentes; computadores, Dvd, USB, entre otros. Estos elementos se convierten en fuentes básicas para poder emitir una videoconferencia.
Se recomienda tener en cuenta el tipo de toma más apropiado para este tipo de trabajo como es la: Toma del Grupo completo.
Pantallas de proyección para visualizar los diferentes participantes en la video conferencia.
Características como la acústica y la iluminación se deben verificar con anterioridad para comprobar su estado, buscando la nitidez y la facilidad de escucha de la videoconferencia.
Presentación personal
Es bien Importante para que el o los conferencistas se puedan ver claramente no emplear trajes, accesorios con colores demasiado opacos, el uso de maquillajes no debe ser moderado y proporcional al tipo de actividad, evitando que se acentúen frente a las cámaras.
Se debe evitar el uso de vestidos o prendas demasiado grandes, atuendos, aderezos, joyas y demás elementos que se conviertan en extravagantes a la hora de hacer un tipo de presentación.
Durante la videoconferencia.
Cuando se encuentre en una sesión multipunto con "Presencia Continua" (más de dos participantes en pantalla) haga acercamientos a las personas más cerrados que de costumbre, pues en esta modalidad la imagen podrá aparecer un poco más pequeña. Se debe evitar hacer toma demasiado cercana. Algunos expositores y/o conferencias, personas del auditorio se podrían incomodar hasta el punto de que no quieran participar.
Evite Ruido y Movimiento Innecesario
- Se deben evitar ruidos, movimientos, gritos, murmullos y demás situaciones que distraigan el desarrollo de las actividades.
- EL micrófono es muy sensitivo y cualquier ruido debe ser evitado.
- Si se requiere realizar una charla, conversación se debe utilizar el MUTE para cerrar el micrófono y evitar se amplifique el sonido.
- Se procede a acceder a la Video Conferencia
PARA EL DESARROLLO DE LA VIDEOCONFERENCIA SE REQUIERE SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS
Formato de la Oficina de Comunicaciones para organización de videoconferencias
Este formato se solicita en la dirección http//190.69.1.14/ y tiene básicamente cuatro niveles de preguntas:
1. Información general, donde se solicita información respecto a:
- Tipo de asunto.
- Conferencista.
- Descripción general.
- Documentos e imágenes que se presentarán.
2. La información respecto a horarios, donde hay opciones como colocar las fechas y horas de las conferencias.
3. Indicar si la conferencia será pública o privada.
4. Escoger a quiénes quiere invitar, agregando salas o grupos especiales internos o externos.
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